Consiglio Nazionale delle Ricerche
Direzione Centrale
Ufficio Contabilità Generale e Bilancio

Circolare n. 11/2005

RIF. N. 0064793 DEL 20/12/2005

Roma, 20 dicembre 2005

Ai Direttori degli Istituti di ricerca
Presidenti dei Gruppi nazionali della protezione civile
Responsabili dei Centri regionali di competenza
Direzione Centrale Supporto alla Gestione delle Risorse
Ragioneria S.A.C.
LORO SEDI

e p.c. Direttore Generale
Direttori delle Direzioni Centrali
SEDE

Oggetto: Adempimenti di chiusura esercizio contabile 2005. Apertura nuovo esercizio contabile 2006.

Si ricorda che con l’inizio del nuovo anno finanziario occorrerà prestare la massima attenzione nel posizionarsi, sul sistema contabile SIGLA, sull’esercizio 2005 o sull’esercizio 2006 secondo le occorrenze.
L’esercizio 2005 rimarrà aperto fino al 15/3/2006 per consentire l’effettuazione di tutte le contabilizzazioni di chiusura e quindi predisporre il rendiconto generale dell’Ente1. Pertanto, fino alla predetta data, tutte le registrazioni effettuate da un utente che opera selezionando l’esercizio 2005, saranno automaticamente contabilizzate con data 31 dicembre 2005.

Dalla data della presente nota potranno essere effettuate modifiche al Piano di gestione 2005, solo nei seguenti casi:

a) parificazione delle previsioni di entrata agli accertamenti e correlata modifica alle previsioni di spesa;
b) storni tra spese, nell’eventualità risultassero registrati impegni superiori alle disponibilità delle singole voci di spesa.

Come già noto, è possibile verificare lo stato delle previsioni dalla stampa della “Situazione analitica per Wp (ora G.A.E.) ----> spese anno corrente ----> entrate anno corrente”.

È opportuno procedere prima alle parificazioni di cui al punto a)2 e successivamente agli storni di cui al punto b).3

In ordine alla parifica della previsione di entrata agli accertamenti assunti, si ricorda di verificare, prima di procedere alla detta parifica, che ogni accertamento sia legato, per corrispondente importo, a fatture attive o a qualsiasi altro documento attivo che testimoni che l’attività prevista dal contratto, accordo, servizio, ecc., sia stata svolta e pertanto sia maturato il diritto all’incasso4.

Occorre procedere celermente alle suddette modifiche in quanto l’eventuale mancanza di copertura finanziaria agli impegni assunti determinerà l’impossibilità di riportare all’esercizio successivo le disponibilità non utilizzate dell’intero Centro di responsabilità nonché gli impegni residui e non si potrà, conseguentemente, procedere ad effettuare pagamenti. Infatti, come già preannunciato in precedenti note di questo Ufficio, dall’esercizio finanziario 2006 sarà attivo il controllo sulle disponibilità delle singole voci di spesa dei G.A.E. per l’assunzione degli impegni ed entrerà a regime la gestione separata tra residui e competenza5.

Ciò premesso, al fine di consentire una più agevole e rapida esecuzione degli adempimenti di chiusura, ogni Centro di responsabilità dalla data della presente nota, sarà abilitato, in via del tutto eccezionale e transitoria, alla approvazione delle predette modifiche al piano di gestione ivi comprese quelle già proposte su SIGLA.

Questo Ufficio, sulla base delle modifiche apportate, provvederà periodicamente ad adeguare la “massa spendibile” di ciascun Centro di responsabilità.

Si reputa opportuno ricordare che la necessaria copertura finanziaria agli impegni assunti potrà essere garantita anche attraverso variazioni alla consistenza e alla composizione dei residui passivi6, la cui ricostruzione, alla data del 15/3/2006, dovrà comunque trovarsi in stato “Chiuso”.

Per quanto riguarda il G.A.E. “C0000020 - Linea di attività comune per versamento IVA”, gli impegni ad esso associati dovranno essere oggetto di una reimputazione sui pertinenti G.A.E., così come l’eventuale previsione risultante. Pertanto gli importi imputati al cap. 1.01.452 della suddetta GAE dovranno essere tutti pari a 0.

Occorre verificare che i residui attivi (accertamenti di esercizi precedenti al 2005 non ancora incassati) siano legati, per corrispondenti importi, a fatture attive o a qualsiasi altro documento attivo7 che testimoni che l’attività prevista dal contratto, accordo, servizio, etc, sia stata svolta e pertanto sia maturato il diritto all’incasso.

Si resta, comunque, in attesa di proposte motivate di cancellazione dei predetti residui, entro e non oltre il 10 febbraio 2006, per impossibilità non ascrivibile alla responsabilità dei Centri di responsabilità interessati, di ottenere i relativi incassi.

Si ricorda che l’eliminazione o la riduzione dei residui attivi influiscono sul risultato dell’esercizio come componente negativa, concorrendo a determinare un eventuale disavanzo del bilancio dell’Ente. Pertanto, questo Ufficio procederà a regolarizzare l’importo dei predetti residui, a valere sulle disponibilità del Centro di responsabilità interessato qualora risultassero non rispettate le presenti istruzioni.

Tutte le registrazioni (impegni, note missioni) dovranno risultare in “stato definitivo”. Si raccomanda, pertanto, al fine di passare celermente e correttamente al nuovo esercizio, di portare in “stato definitivo” quanto risultante in procedura ancora in “stato provvisorio” o, in alternativa, di procedere alla cancellazione della registrazione provvisoria.

Alla chiusura delle scritture contabili, il saldo di cassa risultante da SIGLA (fondo di cassa iniziale + totale reversali emesse – mandati emessi) deve risultare uguale al saldo del conto corrente acceso presso l’agenzia BNL per ciascun Centro di responsabilità.

Nella “scheda tecnica n. 1” allegata alla presente nota, vengono fornite istruzioni operative per la chiusura dei fondi economali 2005, per la parifica della predetta situazione di cassa nonché per il procedimento da seguire in ordine agli aggiornamenti delle scritture 2005.

Si ricorda che tutte le fatture attive e/o documenti amministrativi attivi che verranno contabilizzati nell’esercizio 2006 con competenza economica 2005, fino alla data del 15/3/2006 p.v. ed inerenti a residui attivi e accertamenti 2005, saranno dal sistema contabile registrati anche a carico dell’esercizio 2005, come “fatture da emettere”.

Analogamente tutte le fatture passive e/o documenti amministrativi passivi che verranno contabilizzati nell’esercizio 2006, con competenza economica 2005, fino alla data del 15/3/2006 p.v., su obbligazioni residue 2005, saranno dal sistema contabile registrati a carico dell’esercizio 2005, come “fatture da ricevere”. Tutti gli anticipi di missioni erogati nel 2005 dovranno essere legati alle pertinenti missioni, calcolate nell’anno 2006, entro la data del 15/3/2006. Nel caso di impossibilità di legare l’anticipo (mancata effettuazione della missione, etc.), lo stesso dovrà essere restituito dal beneficiario, sul c/c BNL n. 218155, ed attivata la funzione “Rimborso”.

Quanto sopra nel rispetto delle norme che disciplinano la contabilità economico-patrimoniale privatistica, a cui il CNR deve attenersi.

Per quanto riguarda gli inventari si rinvia all’allegata “scheda tecnica n. 2”, sia per fornire indicazioni in ordine alla chiusura 2005 sia per rispondere a diversi quesiti posti a questo Ufficio.

Dal 9 gennaio 2006, questo Ufficio provvederà, con cadenza giornaliera, a riportare al nuovo esercizio le singole registrazioni contabili (accertamenti, impegni, documenti, etc.) per le parti che al 31 dicembre 2005 non risultino chiuse da reversali e mandati nonché le disponibilità residue non ancora impegnate. L’operazione, peraltro, sarà possibile solo se adempiuto a quanto previsto nel precedente paragrafo “Le modifiche al piano di gestione”.

Le date di scadenza delle predette registrazioni, se anteriori al 31 dicembre 2005, saranno automaticamente impostate dal sistema al 1° gennaio 2006. Si prega, pertanto di modificarle, in base alle reali possibilità di scadenza. Per quanto riguarda gli impegni 2005, verranno riportati al nuovo esercizio solo quelli che risultino in “stato definitivo”; gli impegni “in stato provvisorio” devono, pertanto, essere eliminati o resi definitivi. È opportuno che ciascun Centro di responsabilità effettui verifiche a campione sulla correttezza dei dati “riportati” al nuovo esercizio finanziario contabile.

Si fa presente che, anche in assenza di approvazione del bilancio preventivo dell’Ente, ma, come già detto, solo se adempiuto a quanto previsto nel precedente paragrafo “Le modifiche al piano di gestione”, sarà possibile:

a. registrare impegni 2006 a valere sulle risorse provenienti dall’esercizio 2005;
b. procedere all’apertura dei fondi economali 2006 (previa chiusura dei fondi 2005- cfr. scheda tecnica allegata) avendo riguardo alle sole disponibilità di cassa risultanti, al momento dell’emissione dei mandati a favore degli economi, sul sistema contabile;
c. emettere mandati 2006, per i quali, contrariamente a quanto richiesto dal sistema contabile negli esercizi precedenti, non sarà necessaria la formulazione di alcuna previsione di cassa.

Si resta a disposizione attraverso i canali di comunicazione già noti per quanto possa occorrere.

IL DIRIGENTE
alba baiocchi

Note:
1) cfr. artt. 43 e 44 del regolamento di amministrazione, contabilità e finanza
2) con riferimento alla stampa “Situazione analitica per Wp (ora G.A.E.) ----> entrate anno corrente”, la verifica va effettuata confrontando i singoli importi della colonna “Entrate previste” con la colonna “Competenza / Accertamenti”
3) con riferimento alla stampa “Situazione analitica per Wp (ora G.A.E.) ----> spese anno corrente” la verifica va effettuata confrontando i singoli importi della colonna (d) con quelli di colonna (e). Gli eventuali valori negativi di colonna (f) segnalano l’ammontare degli “sfondamenti” che necessitano di copertura
4) nel caso non fossero rispettate le condizioni richieste, l’accertamento deve essere annullato o ridotto e conseguentemente adeguata la previsione
5) cfr. art. 28, commi 1 e 2; art. 30, comma 5 e art. 31 del nuovo regolamento di amministrazione contabilità e finanza
6) con riferimento alla stampa “Situazione analitica per Wp (ora G.A.E.) ----> spese anno corrente”, la colonna (a) fornisce la composizione dei residui passivi
7) cfr. anche successivo paragrafo “competenza economica“