Consiglio
Nazionale delle Ricerche
DIREZIONE GENERALE
Circolare n. 8/2002
Pos. 5.11 - Prot. N. 013552
Roma, 3 aprile 2002
Ai Direttori degli Istituti
nominati a seguito del processo di riforma
LORO SEDI
Ai Direttori degli Organi di Ricerca
inglobati, incorporati o disciolti
LORO SEDI
Oggetto: Gestione patrimonio mobiliare.
La commissione di cui al provvedimento ordinamentale n. 16091 prot. 52823 del 6 dicembre 2001, finalizzata per gli scopi previsti dall’art. 1 del predetto provvedimento, ha esaminato le problematiche inerenti alla materia di competenza in relazione alla formazione dei nuovi Istituti susseguenti alla riforma ed in particolare le incombenze relative agli adempimenti tra Direttori dei nuovi organi ed i Direttori degli Organi del vecchio ordinamento in relazione alle procedure da seguire per il trasferimento dei cespiti.
Si sollecitano pertanto le Direzioni in indirizzo, qualora non l’abbiano fatto, ad ottemperare con la massima urgenza alle disposizioni impartite con la presente circolare ricordando come la situazione attuale rappresenti l’occasione definitiva per la ricognizione e nuova definizione dei beni inventariati.
La commissione ha rilevato la possibilità dell’esistenza di diverse tipologie di situazioni determinata dal tipo di organizzazione finale dell’Organo rispetto alla sua organizzazione iniziale, ovvero:
Per quanto alla situazione indicata al punto a) "l’Organo del vecchio ordinamento è stato sciolto"la commissione ha preso atto che in data 19 novembre 2001 il DAS – Servizio II ha provveduto ad indirizzare ai Direttori degli Organi dichiarati sciolti, una circolare con la quale si fornivano, tra l’altro, disposizioni circa le procedure da seguire nella chiusura dell’Organo.
Le risposte pervenute, al servizio Provveditorato, appaiono frammentarie e comunque prive dell’indicazione circa il destino riservato ai beni di proprietà dell’Ente.
E’ noto come, rispetto alle deliberazioni espresse dal Consiglio Direttivo, circa il destino del personale e delle attrezzature, siano in atto cambiamenti che, o sono o, dovranno essere dallo stesso Consiglio ratificati.
Per tale motivo si segnalano diverse possibilità perché all’interno delle stesse il Direttore possa identificare il percorso da seguire.
In primo luogo occorre sottolineare come dalla possibilità che, a seguito dell'ipotesi per il personale di esercitare il diritto d’opzione per l’afferenza ai nuovi istituti dapprima entro il 31/12/2001 (Prot D. G. 1530 del 26 luglio 2001) ed oggi entro il 31/03/2002 (delibera 19 del C.D. del 17 gennaio 2002), emerga la necessità di segnalare, a norma di regolamento, tali eventualità agli effetti del possibile transito ad altra struttura dei beni patrimoniali dell’Ente.
Tale eventualità si può concretizzare come noto sia nei confronti di altro Organo dell’Ente che di altre istituzioni. In particolare l’opzione si potrebbe al momento concretizzare senza alcun trasferimento reale né di risorse umane né di cespiti. In tale ultimo caso, ovvero nel caso di permanenza nella stessa sede si consiglia di verificare la compatibilità di tale scelta con il concretizzarsi delle iniziative tese all’ottenimento degli spazi necessari (affitti, convenzioni con università, privati ecc.) ed inoltre di procedere ad un'ipotesi di divisione degli spazi condivisa dal personale unitamente alla possibile suddivisione dei cespiti posseduti dall’Organo. Poiché è nel potere discrezionale dell’Ente disporre anche in difformità ai pareri espressi, si invitano le SS. LL. a far conoscere la volontà operativa nel più breve tempo possibile.
In ogni caso il Direttore dell’Organo, in servizio alla data di cessazione dello stesso, qualunque sia l’ipotesi verificata, dovrà far pervenire un elenco dettagliato che indichi le destinazioni del personale e dei beni.
Una novità sarà rappresentata dalla necessità di porre accanto al "bene" in via di trasferimento ad altro Organo, il nominativo del Ricercatore/tecnologo cui il bene medesimo risulta in uso ovvero assegnato.
L’elenco dei beni ceduti ad altro Organo o ad altre iniziative dovrà essere esaustiva dell’intero elenco dei beni in dotazione all’Organo disciolto, dichiarati in buono stato d’uso ai fini inventariali, ivi compresi i beni non ancora consegnati che gli organi soppressi abbiano ordinato entro il 31/12/2001.
Premesso che sarà comunque necessario continuare ad operare per la chiusura degli adempimenti contabili e finanziari già assunti al 31/12/2001, il previsto buono di carico, relativo ai cespiti non ancora consegnati all’Organo stesso, sarà effettuato dalla struttura che pagherà la relativa fattura. Detta struttura avrà inoltre il compito di indicare anche la destinazione d’uso del bene.
Dei beni non più idonei all’uso, per le motivazioni che le S. V avranno già indicato nel corso di precedenti ricognizioni (circolare pos. 113. 7 prot. 754 Serv II/ORAA del 19 nov. 2001 e precedenti) dovranno essere disposti i buoni di scarico ed il decreto a firma dei Direttori degli organi alla data dello scioglimento, con il quale l’importo complessivo dei cespiti detratti dall’inventario del CNR sarà evidenziato sulla base della somma dei buoni di scarico predisposti e quindi definitivamente scaricati con l’atto in questione.
Per tutti i rimanenti cespiti, per i quali si prevede un trasferimento ad altro Organo o istituzione, dovrà essere espletata la procedura prevista con le caratteristiche contenute nei successivi punti 1a) 2a) 3a) 4a) per ognuno degli Organi destinari dei cespiti (con l’indicazione oltre che dei soliti "campi" anche degli "assegnatari" per la cui identificazione sarà utilizzato il numero di matricola) ed inviato all’indirizzo della commissione riportato in calce. Una copia analoga verrà inviata al Direttore dell’Organo che intende accettare il bene perché lo inserisca nel proprio inventario secondo le regole correnti. Una copia a stampa dell’elenco in possesso dell’Organo accettante verrà spedita, controfirmata dal Direttore per presa in consegna, unitamente al file od ai files di cui sopra.
L’ente si riserva di provvedere ai controlli ed alle verifiche necessarie ovvero ad implementare l’inventario di ciascun Organo destinatario dei cespiti del materiale trasferito ove ciò non fosse già avvenuto.
Si rammenta che ai fini delle responsabilità connesse con la direzione dell’Organo cessato, il Direttore in servizio alla data di scioglimento viene considerato consegnatario fino all’esaurimento di quanto descritto. Il personale dell’Organo è solidalmente responsabile con il proprio Direttore nella consegna dei beni e nella loro sistemazione e nella restituzione/assegnazione degli stessi.
Per quanto attiene alla situazione indicata al punto b) "l’Organo del vecchio ordinamento è stato inglobato per formarne uno più grande insieme ad altri ex Organi (Istituti e/o centri)" il Direttore nominato sulla base del decreto di riordino dovrà, conformemente a quanto previsto dai vigenti regolamenti, prendere atto della necessità di nominare un "dipendente responsabile" dell’inventario ai fini del controllo delle seguenti necessità:
A) verifica dell’avvenuta effettuazione o meno del controllo inventariale disciplinato dalla sopra richiamata circolare del 31/12/98 per ognuno degli organi del vecchio ordinamento inglobati nel nuovo Organo il cui Direttore lo ha delegato ad operare.
In caso positivo il responsabile dell’inventario provvederà, anche ricorrendo a prestazioni straordinarie:
1a) a compilare i buoni di scarico secondo l’accluso fac-simile ed ad inviare all’indirizzo della commissione, gli originali di tali buoni ed il decreto del Direttore con il quale si sancisce lo scarico definitivo del bene. Infatti, il Direttore dovrà provvedere anche alla predisposizione e firma del decreto con il quale l’importo complessivo dei beni corrispondenti al totale dei buoni di scarico preparati viene definitivamente scaricato dall’inventario C. N. R.;
2a) ad effettuare l’aggiornamento dei dati fino al 31 dicembre 2001 ed ad annotare su un apposito "campo" la matricola relativa al subconsegnatario (responsabile della sezione staccata ecc.) ed all’assegnatario delle attrezzature (ricercatore o tecnologo); Ove il consegnatario, il subconsegnatario e/o l’assegnatario non fosse dipendente del CNR apporre nel "campo" un numero identificativo e costruire una tabella di equiparazione di tali numeri con i cognomi ed i nomi degli interessati;
3a) ad inviare al CNR (indirizzo della commissione) un supporto informatico contenente gli archivi dei dati escluso quindi il programma di gestione - in formato leggibile dai prodotti software più diffusi sul mercato o in formato ASCII con allegata la descrizione della Struttura dell’informazione costituita da almeno il titolo e la lunghezza del "campo" per ciascun inventario dell’Istituto e delle sue eventuali sezioni;
4a) ad inviare allo stesso indirizzo una copia a stampa dei singoli file così come registrati sui dischetti autenticati, conformi alla copia informatizzata dal Direttore consegnatario.
L’Ente si riserva comunque la facoltà di controllo.
B) Ove la verifica si concluda con una parziale o totale mancanza di quanto richiesto al punto A) si dovrà procedere alla redazione in contraddittorio di apposito verbale per ciascuno degli organi confluenti che motivi:
b1) le ragioni della mancata effettuazione dei controlli voluti dal C. N. R.;
b2) lo stato del registro inventariale e la sua tenuta (allegare fotocopie di tutte le pagine siglate e numerate oppure supporto informatizzato come descritto al punto 2a);
b3) la nomina di una commissione, presieduta dal responsabile dell’inventario, nominato dal Direttore dell’Istituto con l’incarico di procedere entro 20 giorni ad una verifica dando atto che l’elenco ufficiale dei beni patrimoniali cui fare riferimento e pertanto da riscontrare, è quello le cui fotocopie sono allegate al verbale il cui consegnatario è alla data del verbale il Direttore dell’Organo inglobato;
b4) tutto quanto previsto al punto 1a), 2a), 3a), 4a).
Qualora successivamente alla data prevista dalla delibera del C.D. (31 maggio 2002) per alcuni dei dipendenti dell’Istituto del vecchio ordinamento accorpato o inglobato, a seguito di delibera del Comitato di istituto interessato, si verifichi l’accettazione di un’opzione effettuata da uno o più dipendenti, nella quale per ipotesi, siano connessi spostamenti di cespiti, il Direttore consegnatario dovrà provvedere ad informare questa commissione della volontà di cedere il bene.
A tale comunicazione dovranno seguire le procedure di trasferimento del bene medesimo, nonché quelle previste dai punti a) e seguenti.
Ove il Direttore si trovi oggi di fronte alla comunicazione dell’opzione di dipendenti provenienti da altra struttura dovrà provvedere, se gli stessi risultano accompagnati da cespiti, all’acquisizione del trasferimento dei beni secondo le procedure in vigore provvedendo a perfezionare gli atti con il Direttore dell’Organo cedente.
Il Direttore dell’Organo che eventualmente accetta beni di proprietà dell’Ente è responsabile del loro inserimento nell’inventario dell’Istituto e ne risponderà in futuro, in quanto consegnatario, unitamente al personale cui gli stessi sono assegnati.
I beni non ancora consegnati che gli organi abbiano ordinato entro il 31/12/2001 dovranno essere inventariati in maniera progressiva nel medesimo elenco inventariale.
Premesso che sarà comunque necessario continuare ad operare per la chiusura degli adempimenti contabili e finanziari già assunti al 31/12/2001, il previsto buono di carico, relativo ai cespiti non ancora consegnati all’Organo stesso, verrà effettuato dalla struttura che pagherà la relativa fattura. Detta struttura avrà inoltre il compito di indicare anche la destinazione d’uso del bene.
Per quanto alla situazione indicata al punto c) "l’Organo del nuovo ordinamento coincide con quello del precedente ordinamento (ha cambiato o meno nome)" il Direttore nominato ai sensi del decreto di riordino dovrà procedere alla nomina del personale previsto dai regolamenti dell’Ente provvedendo alla regolarizzazione degli atti ufficiali di passaggio.
Anche in questo caso al CNR andranno inviati i file contenenti il nuovo inventario così come descritto precedentemente, a seconda dello stato della tenuta degli inventari e dei controlli effettuati tra il 1995 e la data della nomina del Direttore.
Si applicano, ove compatibili, in alternativa le procedure del punto a) e seguenti oppure quelle del punto b) e seguenti, nonché tutte quelle di carattere generale richiamabili ed applicabili al caso specifico.
Per tutti gli Istituti del vecchio ordinamento per i quali non sia stato ancora nominato il Direttore secondo il decreto di riordino, si conferma la necessità che il nuovo Direttore o il responsabile di sezione proceda nei tempi e nei modi più rapidi alla verifica dei cespiti anche ai fini dell’assolvimento dell’ipotesi di cessazione di responsabilità da parte del vecchio consegnatario e agli effetti della formazione del nuovo inventario. Per tale motivo si confida che la nomina del nuovo Direttore consenta agli organi del vecchio ordinamento di dar corso, nei tempi e con i modi più rapidi e semplici possibili alle verifiche che necessariamente coinvolgono responsabilità di carattere patrimoniale pregresse. Sarebbe pertanto auspicabile una situazione allineata da parte di tutti i centri di spesa che potesse contare su un'auto-risoluzione di eventuali problemi.
Da ultimo si rammenta che l’alienazione dei beni mobili è sottoposta oltre che alle norme del vigente regolamento, alle disposizioni contenute nella circolare prot. 13128 del Ministro dell’economia e delle finanze del 7 febbraio u. s, nelle quali si sottolinea l’obbligo di alienazione tramite cessione gratuita alla Croce Rossa Italiana, ed in via subordinata ad organismi di volontariato iscritte in appositi registri, alle istituzioni scolastiche sempre su autorizzazione del responsabile alla tenuta dei beni o del titolare del centro di responsabilità. Infatti solo successivamente all’ottemperanza di tale obbligo il bene mobile potrà essere equiparato ad un rifiuto e pertanto sarà possibile ricorrere, nel rispetto della normativa ambientale, alle organizzazioni deputate allo smaltimento degli stessi.
Per tale motivo si raccomanda di tenere agli atti, unitamente alla copia della documentazione sopra citata, la documentazione comprovante l’avvenuta richiesta di cessione gratuita.
Si allegano i fac-simile del verbale di scarico e dei buoni di scarico inventariale.
La situazione descritta, ovvero l’elenco dei cespiti depurati di quelli scaricati attraverso la procedura descritta, concorrerà alla formazione del nuovo inventario dell’Istituto a partire dal 1 gennaio 2002. Appare abbastanza evidente come la formazione del nuovo inventario si basa sulla correttezza delle procedure attivate nella determinazione di eventuali scarichi e sulla precisione oltre che della verifica della concordanza delle scritture. Per tale motivo si sollecitano le SS. LL a voler concorrere con le indicazioni sopra elencate alla formazione di un elenco univoco attraverso l’uso di meccanismi razionali di controllo che ciascuna struttura potrà liberamente porre in atto prima dell’invio del verbale e degli atti cui si fa cenno.
Per informazioni telefonare al dr. Paolo Fiordiponti al numero 06.49932925.
Il Direttore Generale